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Administración de Proyectos
Tema 8: Costos y presupuesto
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¿Que es un costo?
El costo de un producto está formado por el precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su producción, el precio de la mano de obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa y el costo de amortización de la maquinaria y de los edificios.
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Especialistas afirman que muchos empresarios suelen establecer sus precios de venta en base a los precios de los competidores, sin antes determinar si éstos alcanzan a cubrir sus propios costos. Por eso, una gran cantidad de negocios no prosperan ya que no obtienen la rentabilidad necesaria para su funcionamiento. Esto refleja que el cálculo de los costos es indispensable para una correcta gestión empresarial.
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El análisis de los costos empresariales permite conocer qué, dónde, cuándo, en qué medida, cómo y porqué pasó, lo que posibilita una mejor administración del futuro.
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En otras palabras, el costo es el esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo operativo (el pago de salarios, la compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de fondos para la financiación, la administración de la empresa, etc.). Cuando no se alcanza el objetivo deseado, se dice que una empresa tiene pérdidas.
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¿Que es un presupuesto?
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Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir un final previsto, expresado en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.1 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.
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Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
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En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio. sistema total de administración empresarial.
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Estimación de costos, ¿Qué es y como se hace?
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto.
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Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos. Por lo general, la estimación de costos se expresa en unidades monetarias (dólar, euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas.
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El gerente del proyecto es responsable de estimar el presupuesto requerido para cumplir las actividades del proyecto. El gerente del proyecto debe asignar todos los costos a las actividades del proyecto, y a todos los aspectos del mismo, incluyendo el costo del recurso humano interno y externo, equipo, viajes, materiales e insumos, todos deben ser incorporados.
El presupuesto tiene que ser mucho más detallado y más preciso de lo que fue en la propuesta del proyecto. En el caso que el gerente de proyectos empiece su trabajo con un presupuesto contratado, tendrá que revisar las suposiciones hechas durante la etapa de la propuesta del proyecto y verificar que lo acordado en el alcance pueda ser logrado en el presupuesto del contrato.
El Gerente del Proyecto puede utilizar herramientas manuales o automatizadas para obtener en presupuesto estimado. Las herramientas de asignación pueden ser hojas de cálculo simples o una herramienta compleja de estimación del presupuesto. Para propósitos Gestión del Presupuesto del Proyecto históricos, y para permitir que el presupuesto sea mejorado, el Gerente del Proyecto debe siempre mantener notas de la manera en que el presupuesto se originó.
La lista de revisión de la estimación de los costos ayuda a asegurar que la información preliminar de la asignación sea conocida y todas sus bases sean cubiertas. El Gerente del Proyecto tiene también que incluir en el presupuesto el costo del recurso humano, equipos y materiales requeridos para ejecutar el trabajo. La metodología mediante la cual el personal será contratado y los productos adquiridos para el proyecto afectará directamente el proceso de asignación.
Algunas restricciones financieras, políticas y organizacionales pueden dictar los métodos para contratar personal y adquirir, equipos, servicios y materiales. El Gerente del Proyecto necesita estar al tanto de las políticas, lineamientos y procedimientos existentes para la adquisición de recursos. Además, las preferencias de los beneficiarios y/o de los representantes de los donantes pueden influir en las decisiones de adquisición. La información de proyectos pasados similares puede ser utilizada para tener un entendimiento de las estrategias de asignación; aquellas que fueron exitosas y aplicables pueden ser consideradas para su implementación en el proyecto actual.
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