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Administración de Proyectos
Tema 17: Administración de proyectos de portafolio
Las organizaciones basadas en proyectos ocasionalmente tienen el lujo de administrar un proyecto a la vez. Los proyectos existen invariablemente en un ambiente de competencia por proyectos, no solo en términos de la administración del día a día, sino también cuando se trata de seleccionar entre oportunidades de inversión de proyectos que compiten.
La Administración del Portafolio de Proyectos (PPM) es un término que cubre varios enfoques para lidiar con proyectos que son parte un portafolio general. La mayoría de las herramientas y métodos PPM intentan establecer un conjunto de valores, técnicas y tecnologías que permitan visualización y den algún grado de estandarización para que las organizaciones administren la evolución de proyectos desde el concepto hasta la terminación.
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Los administradores de proyectos que continuamente se encuentran con altos niveles de frustración debido a la falta de recursos o porque sus recursos se mueven a otras organizaciones son quienes tienen un mayor interés en la Administración del Portafolio de Proyectos (APP). Esta frustración es síntoma de un portafolio de proyectos no balanceado. La queja continua acerca de la falta de recursos simplemente es otra manera de decir que existen demasiados proyectos que ejecutar; y que al ser este el caso, es importante que exista una entidad que se encargue de organizarlos, asignarles prioridad de atención e incluso de eliminar los proyectos que no generan valor a la organización.
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Cada administrador de proyectos quisiera tener recursos disponibles para completar con una alta calidad los entregables de sus proyectos, dentro de presupuesto y calendario.
De la misma manera los administradores de proyectos buscan participar en proyectos que son percibidos de alto valor para la organización, lo cual permite que el ambiente laboral sea placentero y con menores niveles de frustración.
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La APP cambia de manera invariable la cultura de la organización orientada a proyectos debido a que nos lleva a hacernos las siguientes preguntas:
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1. ¿Estamos invirtiendo en los esfuerzos correctos?
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2. ¿Estamos optimizando nuestra capacidad?
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3. ¿Qué tan bien esta siendo nuestro desempeño en términos del cumplimiento de la estrategia?
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4. ¿Tenemos la capacidad de absorber los cambios?
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5. ¿Estamos alcanzando los beneficios comprometidos?
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La administración del portafolio es acerca de ejecutar los proyectos correctos. Si se seleccionan los proyectos correctos, el resultado es un portafolio de proyectos con un alto retorno planeado para la organización; un portafolio correctamente balanceado y que apoya al cumplimiento con la estrategia del negocio.
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La APP incluye la administración de la demanda para los proyectos, la priorización de proyectos, balanceo del portafolio, planeación de recursos empresariales y realizar una calendarización de trabajo excelente. Para implementar de manera exitosa la APP, la organización debe poder mantener como uno de sus principales valores la transparencia en la información, la honestidad y el compromiso de los ejecutivos para realizar el análisis de los proyectos por ejecutar y en ejecución.
Para realizar el análisis del portafolio, generalmente se consideran las siguientes actividades:
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1. Identificar proyectos o iniciativas – para determinar que esfuerzos son proyectos y cuales son programas vs. trabajo operativo y cambios menores
2. Identificar parámetros del portafolio y sus criterios de calificación
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3. Organizar estos parámetros en diferentes categorías
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4. Establecer el proceso y formatos para la asignación de prioridades aplicando estos parámetros esto ayudará para ajustar el portafolio de proyectos en la mezcla de los objetivos, desempeño y dirección actual del negocio (balanceo del portafolio)
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5. Identificar al equipo de análisis del portafolio
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6. Identificar los mapas a construir que puedan generar los resultados que desea del análisis del portafolio
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7. Análisis del portafolio y calificación del mismo en varios ciclos de análisis
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8. Asignar prioridad a proyectos basada en la alineación estratégica
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9. Identificar demanda de esfuerzos (Administración de la demanda)
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10. Definir métricas para el análisis del portafolio de proyectos
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